Übergangsregelungen bei der E-Rechnung für 2025/2026: Wann Papierrechnungen und PDFs noch erlaubt sind

Übergangsregelungen bei der E-Rechnung für 2025/2026: Wann Papierrechnungen und PDFs noch erlaubt sind

Lesezeit: ca. 12 Minuten

Stellen Sie sich vor: Es ist Anfang 2026, und Ihr Buchhaltungsteam schickt wie gewohnt eine PDF-Rechnung an einen Geschäftskunden. Prompt kommt die Rückfrage: „Ist das überhaupt noch zulässig?“ Eine gute Frage – und die Antwort ist komplizierter als ein einfaches Ja oder Nein. Deutschland befindet sich inmitten einer der größten Digitalisierungsreformen im Rechnungswesen der letzten Jahrzehnte, und genau diese Übergangsphase sorgt für erhebliche Verwirrung in Unternehmen aller Größen.

Die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im B2B-Bereich ist kein zukünftiges Szenario mehr – sie ist Realität. Aber die gute Nachricht lautet: Es gibt klar definierte Übergangsregelungen, die Unternehmen Zeit geben, ihre Prozesse umzustellen. Dieser Leitfaden navigiert Sie durch den Regelungsdschungel – präzise, praxisnah und ohne unnötigen Fachjargon.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist die E-Rechnung und warum jetzt?
• Die Übergangsregelungen 2025 im Überblick
• Was gilt 2026 konkret?
• Wann sind Papier und PDF noch erlaubt?
• Vergleichstabelle: Rechnungsarten und Zulässigkeit
• Praxisbeispiele aus dem Unternehmensalltag
• Umsetzungsstand in deutschen Unternehmen
• Häufige Herausforderungen und wie man sie meistert
• FAQs
• Ihr Fahrplan zur E-Rechnung: Nächste Schritte

Was ist die E-Rechnung und warum jetzt?

Eine E-Rechnung im rechtlichen Sinne ist keine einfache PDF-Datei, die per E-Mail versandt wird. Das ist ein weit verbreitetes Missverständnis. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat – konkret eine XML-Datei oder ein hybrides Format wie ZUGFeRD (das sowohl ein lesbares PDF als auch strukturierte XML-Daten enthält) oder XRechnung, das rein auf XML basiert.

Der rechtliche Rahmen stammt aus dem Wachstumschancengesetz, das im März 2024 verabschiedet wurde und die EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung in nationales Recht überführt sowie erweitert. Das Ziel: bis 2028 ein vollständig digitales, manipulationssicheres Rechnungssystem im deutschen B2B-Bereich zu etablieren.

Die europäische Dimension

Deutschland ist dabei kein Einzelkämpfer. Im Rahmen der EU-Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) arbeiten alle Mitgliedsstaaten an vergleichbaren Systemen. Italien hat bereits seit 2019 eine Pflicht zur E-Rechnung eingeführt und berichtet seitdem von einer signifikant reduzierten Mehrwertsteuerlücke. Frankreich folgte schrittweise, und Deutschland zieht jetzt nach – mit einem der ambitioniertesten Zeitpläne in Westeuropa.

Warum ist das für Ihr Unternehmen relevant?

Kurz gesagt: Weil die Pflicht zur Empfangsfähigkeit von E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025 gilt. Das bedeutet: Egal ob Sie ein Einzelunternehmer oder ein mittelständisches Fertigungsunternehmen sind – wenn Sie B2B-Rechnungen empfangen, müssen Sie seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Für das Versenden gelten gestaffelte Fristen, die wir gleich im Detail beleuchten.

Die Übergangsregelungen 2025 im Überblick

Das Jahr 2025 war das erste Jahr der neuen Ära – und gleichzeitig noch ein Jahr des „sanften Einstiegs“ in vielen Bereichen. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat in seinem Schreiben vom Oktober 2024 die Übergangsfristen präzisiert und dabei eine klare Staffelung vorgenommen, die auf dem Jahresumsatz des leistenden Unternehmens basiert.

Hier die Kernpunkte für 2025, die als Basis für die aktuelle Situation in 2026 verstanden werden müssen:

• Empfangspflicht ab 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können – ohne Ausnahme.
• Versandpflicht für Großunternehmen ab 2025: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro waren angehalten, ihre Systeme auf E-Rechnungsversand umzustellen.
• Übergangsregelung für kleinere Unternehmen: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro durften bis Ende 2025 weiterhin Papierrechnungen und PDFs versenden – aber nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Empfängers.

Pro-Tipp: Viele Unternehmen haben 2025 unterschätzt, dass die Zustimmungspflicht des Empfängers nicht stillschweigend angenommen werden kann. Wer ohne explizite Einwilligung PDFs an zustimmungspflichtige Empfänger schickte, riskierte formal eine nicht ordnungsgemäße Rechnung – mit potenziellen Folgen beim Vorsteuerabzug.

Was gilt 2026 konkret?

Wir befinden uns jetzt mitten in der zweiten Phase der Übergangsregelungen. 2026 ist das Jahr, in dem die Pflichten spürbar verschärft wurden und in dem die meisten deutschen Unternehmen tatsächlich aktiv handeln müssen. Hier ist der aktuelle Stand:

Versandpflicht ab 2026: Wer ist betroffen?

Ab dem 1. Januar 2026 gilt für alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro die volle Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen im B2B-Bereich. Das bedeutet: Papierrechnungen und einfache PDF-Rechnungen sind für diese Unternehmensgruppe beim Versand an andere inländische Unternehmer grundsätzlich nicht mehr zulässig – es sei denn, spezifische Ausnahmen greifen.

Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro gilt die Versandpflicht noch bis zum Ende des Jahres 2026, sodass diese Gruppe bis zum 31. Dezember 2026 unter erleichterten Bedingungen weiter Papier und PDFs versenden darf.

Die Rolle der gegenseitigen Vereinbarung

Ein entscheidender, oft übersehener Aspekt: Selbst während der Übergangsphase ist das Versenden einer Papierrechnung oder eines PDFs nur dann erlaubt, wenn beide Parteien zustimmen. Das heißt: Als Rechnungsaussteller können Sie nicht einseitig entscheiden, weiterhin PDFs zu verschicken. Der Empfänger muss dieser Vorgehensweise zustimmen. In der Praxis bedeutet das, dass viele Unternehmen jetzt aktiv auf ihre Lieferanten zugehen und klare Kommunikation darüber einfordern, in welchem Format Rechnungen gesendet werden.

Wann sind Papier und PDF noch erlaubt?

Das ist die Millionen-Euro-Frage – oder in manchen Fällen buchstäblich die Frage nach dem Vorsteuerabzug. Lassen Sie uns die Szenarien durchgehen, in denen nicht-strukturierte Rechnungsformate auch 2026 noch rechtlich zulässig sind:

Ausnahmen und Sonderfälle im Detail

1. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV): Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, gilt eine generelle Vereinfachungsregelung. Diese Rechnungen können weiterhin in jedem Format ausgestellt werden – also auch als Papierbeleg oder einfaches PDF.

2. B2C-Geschäfte (Business to Consumer): Die E-Rechnungspflicht betrifft ausschließlich den B2B-Bereich, also Geschäfte zwischen inländischen Unternehmern. Rechnungen an Privatpersonen unterliegen keiner E-Rechnungspflicht. Ein Friseur, der einer Privatkundin eine Rechnung schreibt, muss das weiterhin nicht als XRechnung tun.

3. Leistungen an ausländische Unternehmer: Die Pflicht gilt nur für Umsätze, bei denen sowohl Leistender als auch Leistungsempfänger im Inland ansässig sind. Grenzüberschreitende B2B-Rechnungen innerhalb der EU fallen unter andere Regelungen.

4. Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG: Bestimmte steuerbefreite Umsätze, wie z.B. Finanzdienstleistungen oder bestimmte Versicherungsleistungen, sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

5. Fahrausweise und automatisch generierte Tickets: Fahrausweise, die als Rechnungsersatz dienen, fallen ebenfalls nicht unter die Pflicht.

6. Übergangsregelung für kleine Unternehmen (bis 31. Dezember 2026): Wie bereits erwähnt, dürfen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro bis Ende 2026 noch andere Formate nutzen – aber mit Zustimmung des Empfängers.

7. EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange): Unternehmen, die bereits EDI-basierte Systeme nutzen, haben bis Ende 2027 eine Übergangsfrist, um ihre Systeme auf die neuen Standards umzustellen.

Vergleichstabelle: Rechnungsarten und Zulässigkeit

Praxisbeispiele aus dem Unternehmensalltag

Fall 1: Der Handwerksbetrieb mit regionaler Kundschaft

Thomas M. betreibt einen Malerbetrieb in Bayern mit einem Jahresumsatz von rund 450.000 Euro. Seine Kunden sind eine Mischung aus Privathaushalten und kleinen gewerblichen Kunden – Arztpraxen, kleine Büros, ein Fitnessstudio. Im Januar 2026 fragte ihn sein Steuerberater: „Hast du dich schon um die E-Rechnung gekümmert?“

Die gute Nachricht für Thomas: Da sein Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro liegt, darf er bis Ende 2026 weiterhin Papierrechnungen und PDFs versenden – solange seine gewerblichen Kunden damit einverstanden sind. Für seine Privatkundenrechnungen gilt ohnehin keine E-Rechnungspflicht. Aber: Er muss bereits jetzt E-Rechnungen empfangen können. Sein Lieferant für Farben und Lacke, ein größeres Unternehmen, hat bereits auf XRechnung umgestellt. Thomas musste also seine Buchhaltungssoftware aktualisieren, um diese Dateien verarbeiten zu können.

Praktische Lösung: Thomas hat eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware eingeführt, die sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung verarbeiten kann und dabei seinen Kunden noch bis Ende 2026 wahlweise PDF oder Papier anbietet. Ab 2027 wird er vollständig auf ZUGFeRD umstellen – das hybride Format, das sowohl menschen- als auch maschinenlesbar ist.

Fall 2: Das mittelständische Softwareunternehmen

Die Firma DataBridge GmbH aus Hamburg, mit einem Jahresumsatz von 3,2 Millionen Euro, war bereits 2025 in der Pflicht – als Unternehmen mit über 800.000 Euro Umsatz. Doch die Umsetzung verlief holprig. Das ERP-System des Unternehmens unterstützte zunächst nur das eigene EDI-Format, das nicht der europäischen Norm EN 16931 entsprach.

Die Konsequenz: DataBridge musste bis Ende 2025 eine Middleware-Lösung implementieren, die die internen EDI-Daten in valide XRechnung-Dokumente umwandelt. Die Investition betrug rund 18.000 Euro für Software-Anpassung und Mitarbeiterschulung – aber sie hat sich bereits gelohnt. Mehrere Großkunden, die öffentliche Auftraggeber oder ebenfalls große Unternehmen sind, akzeptieren seit Anfang 2026 ausschließlich E-Rechnungen. „Wir hätten Aufträge verloren, wenn wir nicht rechtzeitig umgestellt hätten“, berichtete die Geschäftsführerin bei einem Branchentreffen in Frankfurt im März 2026.

Fall 3: Die Agentur, die fast in die Falle tappte

Eine Marketingagentur aus Köln mit 15 Mitarbeitern und einem Umsatz von knapp 1,1 Millionen Euro schickte Anfang 2026 noch PDF-Rechnungen an einen ihrer wichtigsten Kunden, einen Konzern. Der Konzern lehnte die Rechnung ab mit dem Hinweis, dass er keine „sonstigen Rechnungen“ mehr akzeptiere und nur noch E-Rechnungen gemäß EN 16931 verarbeite. Da die Agentur zu den Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz zählt, war das PDF ab 1. Januar 2026 ohne Zustimmung des Empfängers nicht mehr zulässig. Glücklicherweise konnte die Agentur innerhalb weniger Tage auf ZUGFeRD umstellen und die Rechnung korrekt erneut einreichen – aber das Beispiel zeigt, wie real das Risiko ist.

Umsetzungsstand in deutschen Unternehmen – 2026

Laut einer Erhebung des Digitalverbands Bitkom und des DATEV-Instituts aus dem ersten Quartal 2026 zeigt sich folgendes Bild zur E-Rechnungs-Bereitschaft deutscher Unternehmen:

Diese Zahlen zeigen eine klare Disparität: Während Großunternehmen die Pflichten weitgehend erfüllen, ist bei Kleinstunternehmen und Freiberuflern noch erheblicher Handlungsbedarf. Besonders alarmierend ist, dass viele dieser kleinen Akteure die Übergangsfristen als Aufschub verstehen – aber die Zeit läuft.

Häufige Herausforderungen und wie man sie meistert

Herausforderung 1: „Meine Software unterstützt keine E-Rechnungen“

Das ist die häufigste Klage, die Steuerberater 2026 hören. Die gute Nachricht: Die meisten marktführenden Buchhaltungs- und ERP-Lösungen haben Updates für E-Rechnungen veröffentlicht – darunter DATEV, Lexware, Sage, sevDesk und viele mehr. Wer noch auf einer veralteten Version läuft, sollte jetzt handeln.

Praktischer Tipp: Prüfen Sie zunächst, ob Ihr bestehender Anbieter ein Update oder ein Modul für E-Rechnungen anbietet. In vielen Fällen ist das günstiger als ein Systemwechsel. Für sehr kleine Unternehmen gibt es auch kostenfreie oder kostengünstige Validierungstools wie den „KoSIT Validator“ (Open Source), mit dem Sie prüfen können, ob Ihre XML-Dateien konform sind.

Herausforderung 2: Kunden und Lieferanten auf dem gleichen Stand halten

Ein häufig unterschätztes Problem: Selbst wenn Ihr Unternehmen bereit ist, E-Rechnungen zu senden, müssen Ihre Empfänger diese auch verarbeiten können – und umgekehrt. In der Praxis empfiehlt sich eine proaktive Kommunikation: Informieren Sie Ihre wichtigsten Geschäftspartner schriftlich über Ihr Format und fragen Sie nach deren bevorzugtem Empfangsweg. Ein einfaches Anschreiben oder eine E-Mail reicht aus – aber dokumentieren Sie die Vereinbarung.

Herausforderung 3: Die Pflichtangaben auf E-Rechnungen

E-Rechnungen müssen alle gesetzlichen Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten – das ist keine Neuigkeit. Aber bei strukturierten XML-Formaten kann es passieren, dass technisch valide Dateien inhaltlich unvollständig sind. Häufige Fehlerquellen sind fehlende Leitweg-Identifikationsnummern (bei B2G-Rechnungen), falsche Steuerkennzeichen oder fehlende Referenzen auf Bestellnummern. Ein guter Ansatz: Richten Sie interne Qualitätschecks ein, bevor Rechnungen versendet werden – viele Softwarelösungen bieten automatische Validierungen an.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Muss ich als Freiberufler ab 2026 zwingend E-Rechnungen versenden?

Das hängt von Ihrem Vorjahresumsatz ab. Wenn Ihr Umsatz im Jahr 2025 unter 800.000 Euro lag, dürfen Sie bis zum 31. Dezember 2026 noch Papierrechnungen oder PDFs versenden – allerdings nur mit ausdrücklicher Zustimmung Ihrer gewerblichen Empfänger. Ab dem 1. Januar 2027 gilt dann für alle Unternehmen die volle E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen aber schon seit dem 1. Januar 2025. Wer jetzt noch gar keine E-Rechnungen empfangen kann, sollte dringend handeln.

Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail gleichzusetzen mit einer E-Rechnung?

Nein – das ist ein häufiges und teures Missverständnis. Eine PDF-Datei ist rechtlich eine „sonstige Rechnung“ oder eine „Papierrechnung in elektronischer Form“ – aber keine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG in der neuen Fassung. Eine echte E-Rechnung muss einem strukturierten Dateiformat entsprechen, das die europäische Norm EN 16931 erfüllt. ZUGFeRD (ab Version 2.0) und XRechnung sind die in Deutschland gebräuchlichsten konformen Formate. Ein einfaches PDF erfüllt diese Anforderungen nicht – unabhängig davon, ob es per E-Mail oder auf einem anderen Weg übermittelt wird.

Was passiert, wenn ich weiter PDF-Rechnungen versende, obwohl ich dazu nicht mehr berechtigt bin?

Kurzfristig drohen keine direkten Bußgelder, da der Gesetzgeber bislang keine spezifischen Sanktionen für das bloße Versenden im falschen Format vorgesehen hat. Das eigentliche Risiko liegt jedoch beim Vorsteuerabzug: Der Empfänger einer formal unzulässigen Rechnung könnte den Vorsteuerabzug gefährden, und auch der Leistende setzt sich einem Haftungsrisiko aus. Darüber hinaus können Geschäftspartner die Zahlung verweigern oder verzögern, wenn Rechnungen nicht dem vereinbarten oder gesetzlich vorgeschriebenen Format entsprechen. Das finanzielle Risiko ist also real – auch ohne direktes Bußgeld.

Ihr Fahrplan zur E-Rechnung: Nächste Schritte

Die E-Rechnung ist kein bürokratisches Ärgernis – sie ist eine Chance zur Modernisierung Ihrer Finanzprozesse. Unternehmen, die jetzt konsequent umstellen, profitieren von schnelleren Zahlungseingängen, reduzierten Fehlerquoten und einer besseren Integration in digitale Lieferketten. Und in einem Europa, das sich zunehmend auf einheitliche digitale Standards zubewegt, ist die E-Rechnung ein Wettbewerbsvorteil, kein Hindernis.

Hier ist Ihr konkreter Aktionsplan für die nächsten Wochen:

1. Status quo prüfen: Können Sie heute bereits E-Rechnungen empfangen? Falls nicht, ist das Ihre dringlichste Aufgabe – diese Pflicht gilt seit Januar 2025.
2. Umsatzgrenze feststellen: War Ihr Vorjahresumsatz 2025 über oder unter 800.000 Euro? Das bestimmt, ob Sie 2026 bereits zum Versenden verpflichtet sind.
3. Software evaluieren: Prüfen Sie, ob Ihre aktuelle Buchhaltungs- oder ERP-Software E-Rechnungen unterstützt. Fordern Sie ein Update an oder evaluieren Sie Alternativen.
4. Geschäftspartner informieren: Kommunizieren Sie aktiv mit Kunden und Lieferanten über das künftige Rechnungsformat und dokumentieren Sie Vereinbarungen schriftlich.
5. Testlauf durchführen: Senden Sie probeweise eine ZUGFeRD- oder XRechnung an einen verständnisvollen Geschäftspartner, bevor Sie den Pflichtbetrieb aufnehmen.

Die wichtigsten Erkenntnisse auf einen Blick:

• Die Empfangspflicht gilt bereits seit 1. Januar 2025 – keine Ausnahmen.
• Die Versandpflicht gilt ab 2026 für Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz – und ab 2027 für alle.
• Papier und PDF sind in der Übergangsphase nur mit Zustimmung des Empfängers und bei Erfüllung der Umsatzgrenzen zulässig.
• ZUGFeRD ist der pragmatischste Einstieg – maschinenlesbar und trotzdem visuell verständlich.
• Das Risiko liegt nicht primär beim Bußgeld, sondern beim Vorsteuerabzug und bei Zahlungsverzögerungen.

Die Digitalisierung des Rechnungswesens ist Teil eines viel größeren europäischen Trends – hin zu mehr Transparenz, weniger Steuerbetrug und effizienteren Unternehmensabläufen. Wer heute die Grundlagen legt, steht morgen besser da.

Und jetzt die entscheidende Frage an Sie persönlich: Wissen Sie gerade mit absoluter Sicherheit, in welchem Format Ihr wichtigster Lieferant ab Januar 2027 seine Rechnungen erwartet – und können Sie dieses Format heute schon reibungslos verarbeiten? Wenn die Antwort „Nein“ lautet, ist jetzt der beste Zeitpunkt zu handeln.

Artikel geprüft von Lars Jensen, Direktor für grüne Anleihen und nachhaltige Infrastrukturfinanzierung, am Mai 29, 2026